A importância da gestão de tempo para uma maior produtividade

Você certamente já ouviu a frase “tempo é dinheiro”, mas então como fazer mais dinheiro se não conseguimos adicionar mais horas ao nosso dia? Por mais que possa parecer um impasse, a resposta é muito simples: gestão do tempo. Quando conseguimos utilizar nosso tempo de maneira mais produtiva não precisamos adicionar outras 24 horas em nossa agenda, somos capazes de aproveitar qualquer período à nossa disposição.

Nós podemos utilizar nosso tempo de maneira efetiva através de três maneiras:

• Tarefas: é tudo aquilo que fazemos no dia, qualquer tipo de ação.

• Compromissos: são tipos particulares de ação que possuem hora marcada e/ou tempo previsto de duração.

• Conhecimento: são informações que você adquire, seja pela prática ou através de algum meio (como livros, newsletters, canais, palestras, reuniões, dentre outros).

Temos que lembrar ainda que as metas não são uma atividade! Na realidade, são as atividades que nos conduzem a caminho da concretização da meta. Devemos orientar o nosso tempo com esse propósito em mente.

Para conseguir organizar tudo isso, é muito importante que você desenvolva senso de urgência, que nada mais é do que a capacidade de organizar suas entregas e prazos de acordo com a tríade do tempo: aquilo que é urgente, o que é importante e o que é circunstancial. Vamos desmembrar melhor essas categorias:

• A esfera da urgência engloba todas as suas atividades cujo tempo está curto ou se esgotou, são exigências que surgem de maneira repentina e não podem ser previstas. Geralmente geram grande estresse e pressão.

• A esfera daquilo que é importante contempla todas as atividades que você faz que são relevantes para a sua vida, elas podem trazer resultados a curto, médio e longo prazo. Apesar de possuírem um prazo, não são urgentes, mas caso essas atividades sejam negligenciadas elas podem adquirir caráter de urgência.

• A esfera daquilo que é circunstancial abrange atividades desnecessárias ou repetitivas, é o tempo gasto com comodidades ou com ações “socialmente” apropriadas.

Abaixo você pode conferir um diagrama que mostra como seria a divisão de tempo ideal:

No ambiente de trabalho, existem três grandes vilões na gestão do tempo: não saber delegar, não saber dizer não e reuniões excessivas. É preciso saber equilibrar os papéis, estabelecer metas, preparar a semana antecipadamente e priorizar o que foi escalado para ser realizado no dia. E lembre-se: as urgências podem acontecer, mas sempre como exceção e nunca como regra. Se o seu trabalho se concentra em apagar incêndios é necessário fazer uma análise de seu cenário para encontrar a raiz dos problemas e dar prioridade a solucioná-la o quanto antes.

Ferramentas que podem auxiliar você

Trello

O Trello é uma plataforma de gerenciamento de projetos baseada em quadros, listas e cartões. Ele permite que os usuários organizem suas tarefas de forma visual e colaborativa. Alguns recursos interessantes para gerir seu tempo e produtividade são:

• Quadros personalizados: Você pode criar quadros personalizados para diferentes projetos ou áreas da sua vida, assim você pode direcionar seu foco.

• Listas de tarefas: É possível organizar as tarefas em listas, como “A Fazer”, “Em Progresso” e “Concluído”, sendo ainda possível colocar prazos, responsáveis e programar automações. Assim, fica mais fácil de você acompanhar quais tarefas ainda precisam ser concluídas e o quão próximo está da sua deadline.

• Cartões flexíveis: Cada tarefa é representada por um cartão, onde você pode adicionar descrições, checklists, datas de vencimento, anexos e etiquetas.

• Colaboração em tempo real: Compartilhe quadros com colegas de equipe para colaborar em projetos em tempo real, assim caso você precise delegar uma tarefa ainda poderá estar ciente de seu andamento.

Matriz de Eisenhower

A Matriz de Eisenhower é uma técnica de priorização de tarefas desenvolvida pelo ex-presidente dos Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower. A utilização da Matriz de Eisenhower ajuda a identificar rapidamente as tarefas prioritárias e a concentrar seus esforços nas atividades que realmente importam. Ela classifica as tarefas com base em sua urgência e importância, dividindo-as em quatro quadrantes:

• Importante e Urgente: Tarefas que exigem atenção imediata e são cruciais para seus objetivos.

• Importante, mas não Urgente: Tarefas que contribuem para seus objetivos a longo prazo e devem ser planejadas e agendadas.

• Urgente, mas não Importante: Tarefas que demandam sua atenção imediata, mas não contribuem significativamente para seus objetivos.

• Não Importante e Não Urgente: Tarefas que são distrações e devem ser evitadas ou delegadas.

Em resumo, a gestão eficaz do tempo é fundamental para alcançar o sucesso pessoal e profissional. Ao compreender a importância de priorizar tarefas, compromissos e aquisição de conhecimento, bem como ao desenvolver um senso de urgência e equilibrar as esferas de urgência, importância e circunstancial, podemos otimizar nosso tempo e maximizar nossa produtividade. Ferramentas como o Trello, com sua capacidade de organização visual e colaboração em tempo real, e a Matriz de Eisenhower, que ajuda a identificar e focar nas tarefas prioritárias, são recursos valiosos para alcançar esse objetivo. Ao aplicar essas estratégias e utilizar as ferramentas adequadas, podemos transformar nosso tempo em uma ferramenta poderosa para alcançar nossos objetivos e conquistar o sucesso em todas as áreas da vida.